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Equipos: el crisol de la inteligencia

No es suficiente aprender cómo manejar una reunión, cómo obtener la mayor participación y compromiso de cada miembro, cómo liberar la imaginación y la creatividad, cómo bregar con la diversidad y las opciones… aunque todo esto sea realmente necesario. El aspecto más importante es conocer las razones por las cuales el trabajo en equipo es una solución en el ambiente moderno de las empresas; por qué ahora resulta un medio indispensable de la administración, esto es: llegar al conocimiento de la filosofía que está detrás de estas técnicas.
Con frecuencia, sentimos la inclinación de empezar a realizar cosas, sólo con una idea general de cómo hacerlas y de cuáles son los fundamentos conceptuales que están en juego. Normalmente, esta forma de proceder obliga a rectificar y desperdiciar, deja muchas lagunas que se convierten, inmediatamente, en causa de futuros problemas. Al estudiar un tema, debemos procurar cubrir siempre cuatro aspectos: filosofía, métodos, técnicas y herramientas; así, tendremos un conocimiento completo que permitirá obtener los mayores beneficios.
Cuando se hace contacto con el concepto de trabajo en equipos y se conoce la gran cantidad de ventajas que implica su implantación en una empresa, la primera reacción es aplicarlo en nuestras organizaciones para cosechar todos sus beneficios. Sin embargo, debe entenderse que formar un equipo no es sólo reunir a varias personas para hacer algo; por ese camino, es más lo que se pierde que lo que se gana.
Cuando nos hacemos expertos en las técnicas, pero no contamos con un soporte filosófico que dé sentido a nuestros actos, seremos diestros en usar algo que no comprendemos y no sabemos exactamente para qué sirve; es como si aprendiéramos a usar, con gran destreza, un procesador de palabras pero no se tuviera la cultura, vocación e inspiración para crear una obra literaria. El procesador sirve para escribir, no para crear. En la medida que tengamos menos elementos filosóficos en donde apoyar nuestras acciones, nuestros resultados serán menos relevantes, sin importar qué tan buena es la herramienta de que disponemos.

Las utilidades del gremio

Desde que el hombre inició la producción de bienes, la organización se basó en el gremio (agrupación de personas dedicadas a la misma actividad o especialidad) que prevaleció hasta el siglo XVIII aproximadamente. En este tipo de organización, la producción era básicamente artesanal; una sola persona, el artesano, realizaba todas las tareas, desde el acopio de materia prima, la fabricación en todas sus etapas y aun la comercialización. Esta forma de producir poseía ventajas: una sola persona tenía a su cargo la fabricación de todas las partes del producto y hasta su diseño, por lo tanto sentía como suyo el resultado y estaba orgulloso por algo bien hecho o avergonzado por los defectos acumulados al final.
El sistema de producción artesanal permitía que una sola persona tuviera una concepción completa del proceso de fabricación, de manera que pudiera tener en cuenta todos los requerimientos para vigilar, siempre, la calidad final; el ajuste de las partes era seguro, pues cualquier imperfección se corregía de inmediato, los defectos eran detectados y el cliente recibía lo que requería.
Revolución en el sistema de trabajo
El cambio en el sistema de trabajo quedó marcado cuando el 5 de junio de 1723, nació en Kirkaldy, Escocia, el hombre que generaría la chispa de una de las transformaciones más importantes de la era moderna, con base en un concepto: la división del trabajo. Adam Smith publicó, en 1776, los principios de dicho concepto en su libro La riqueza de las naciones.
La división del trabajo implica que las tareas que realiza cada trabajador se simplifiquen al máximo, de manera que logre realizarlas con mucha destreza y rápido; sin embargo, este concepto introduce nuevos problemas que no se resolvieron en mucho tiempo. Al provenir las diversas partes del producto de diferentes trabajadores, poseían defectos o errores en las especificaciones y finalmente no encajaban unas con otras, esto resultaba en productos defectuosos. Las especificaciones se hicieron indispensables y las tolerancias se convirtieron en un dolor de cabeza.
El objetivo de producir grandes volúmenes de productos fue el motor principal de la industria mundial y todos los métodos de administración que se desarrollaron apuntaban hacia tal objetivo, haciendo a un lado otros aspectos. Se aceptaba producir con errores y distribuir productos defectuosos. El servicio de reparación llegó a ser un negocio tan lucrativo como la venta. La especialización se hizo profunda y se abatieron de manera brutal los gastos de capacitación (no hay más que imaginar cuánto se gastaba en capacitar a un obrero en el esquema artesanal, en el cual tenía que pasar años de aprendiz y compararlo con el gasto necesario para enseñar una tarea mínima y repetitiva).
Equipo y producción, la visión nipona
Los japoneses, lograron establecer con claridad que se podían obtener mejores productos, sin afectar el volumen y el tiempo, si se trabajaba formando grupos en los que fuera posible analizar las situaciones desde todos los ángulos requeridos. Comprobaron que la única optimización real, se logra optimizando el todo en conjunto y no una parte aislada, pues de otra forma el mejoramiento en una parte siempre implica que alguna otra empeore. Así, quedó claro que la diversidad conduce a mejores resultados y el equipo fue reconocido como un elemento clave de la producción.
El trabajo en equipo debe, en primer término, lograr que el objetivo o producto vuelva a ser concebido en su totalidad tomando en cuenta, para su elaboración, todos los elementos que lo componen, como hacía el artesano. Es permitir que todos los involucrados que ahora ejecutan tareas aisladas manifiesten los requerimientos de la parte que les toca, faciliten el trabajo de los demás y logren mejoras totales. Es posibilitar que el enfoque holístico abarque el todo y permita la armonía y concordancia de las partes.
El análisis basado en procesos es la herramienta que ayuda a esa concepción total y sustenta el enfoque holístico. Cuando analizamos un proceso en equipo, aprovechamos la fuerza de una herramienta mediante la conjunción de conocimientos que de otra manera permanecerían dispersos. Es así que se logra conocer todas las interrelaciones, cuidar y explotar debidamente las ligas, observar la secuencia, determinar y afinar los tiempos. Sin esto, lo más seguro es que las acciones resultaran incoherentes generando interferencia entre las actividades, lo que consumiría recursos y provocaría baja productividad e ineficiencia.
La capacidad individual para pensar es limitada y sólo en conjunto tendremos a nuestro alcance ideas, enfoques y soluciones que nunca se nos hubieran ocurrido. La percepción de la realidad de un individuo nunca será completa y la única forma de entender el mundo ¾ que resulta cada día más complejo¾ , es compartir con otros los conceptos, opiniones e ideas. Para ello es indispensable reconocer que por naturaleza el ser humano es limitado y cualquier convicción es, necesariamente, producto de alguna percepción parcial de la realidad y, por lo tanto, susceptible de ser cambiada y enriquecida.
Equipos: las múltiples ventajas
El propósito más importante del equipo es quizá, devolver al trabajador el orgullo por realizar una actividad más completa y no una tarea minimizada como la que se le asigna en un esquema tradicional de división del trabajo. El equipo le brinda la oportunidad de participar en tareas más complejas, que resultan más compatibles con la naturaleza humana, compuesta no sólo de manos sino también de intelecto. El equipo le permite usar su mente y sentido creativo dando un mayor valor a su participación. En algunas empresas, se capacita al trabajador en todas las habilidades que requiere su equipo.
También hace posible que el trabajador se sienta partícipe del producto a obtener, puesto que interviene en diversas partes de su concepción y diseño o, al menos, lo conoce ampliamente y sabe los requerimientos de su proceso de elaboración; ello facilita que pueda evaluar el impacto de sus acciones y sienta orgullo o vergüenza por su desempeño personal y por el producto. En el esquema artesanal el orgullo era sólo personal, ahora es compartido con el equipo y esta situación incrementa el compromiso y aumenta la responsabilidad, puesto que ya no somos los únicos afectados con el resultado de nuestra actividad individual.
Es de vital importancia tener en cuenta que nuestro comportamiento es radicalmente distinto cuando estamos solos, cuando estamos con otra persona y cuando estamos en grupo. En este último caso adquiere una gran importancia la imagen que se desea proyectar y se hará lo necesario para conservarla; por ejemplo, no es difícil que lleguemos a afirmar conceptos que sean contrarios a nuestras verdaderas convicciones o nos mantengamos en un punto, aunque sea notoria nuestra necedad. Tal situación es común, sobre todo en las etapas iniciales de un equipo, cuando los miembros se conocen poco y es posible manejar una imagen sin ser descubiertos.
En un equipo la comunicación es abierta y total, basada en la confianza que se genera como producto de la honestidad y el trato; los miembros se conocen y aprenden a confiar unos en otros; el convencimiento sustituye a la imposición jerárquica; la amistad y camaradería son naturales y sustituyen al protocolo y el manejo político; el conocimiento mutuo hace imposible el mantenimiento de cualquier imagen. Aquel que no logra adeptos para sus ideas después de haberlo intentado más de tres veces, se convierte en obstinado y será, por consecuencia natural, el único que está mal; cuando una idea es buena fácilmente mueve al equipo y logra apoyo unánime.
Las relaciones en el equipo deben permitir que el convencimiento sea posible, para esto es necesario que exista libertad y respeto, sin que ello implique condescender con la falsedad, trivialidad o conformismo. Todos estarán dispuestos a invertir tiempo en recibir la información necesaria para poner a prueba sus convicciones. La información es el mejor camino para modificar las opiniones y conseguir adeptos para las ideas. A mayor información, las decisiones serán mejores y más certeras; las decisiones rápidas y basadas en la intuición, dan una falsa imagen de inteligencia, que se borra cuando la realidad hace aflorar los errores.
No debe perderse de vista que la decisiones siempre se convierten en acciones y que para actuar correctamente, es necesario hacer intervenir, en el proceso de decisión, los puntos de vista de quienes realizan y están en contacto directo con la acción. El equipo es el medio para hacer participar a esas personas y ofrecerles un ambiente donde puedan hacer valer sus opiniones. En las organizaciones jerárquicas, la línea de acción y las personas que ahí trabajan, están rígidamente separadas de los niveles superiores donde se toman las decisiones; de esta manera, el pensamiento queda lejos de la acción y lo que podría ser peor, la acción está desconectada del pensamiento. Resultaría irracional pretender que exista una organización por equipos y que no se hiciera nada por lograr que la gente trabaje junta y que se den las condiciones necesarias para la expresión de las ideas, el análisis y el pensamiento conjunto. Ésa es una de las tareas más importantes de los directivos de una empresa, sobre todo si ha adoptado una estrategia basada en equipos.

istmo review
No. 386 
Junio – Julio 2023

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