La tecnología en infomiática y telecomunicaciones ha roto las barreras de tiempo, espacio y Iugar en todos los ámbitos profesionales. El correo electróriico es simplemente un pequeño software que realiza el enlace de comunicación entre una computadora personal y otra, a través de una línea telefónica, utilizando un modem o una red de área local. Su finalidad: enviar un lote de información (carta o memorándum en este caso) hacia una o varias personas, por medio de una dirección electrónica configurada de antemano, para que el destinatario disponga de ella.
PERFIL DE UN CORREO
Funciona igual que un correo postal común y comente. La oficina postal tiene su propia dirección o código, en donde recibe la correspondencia. Cada usuario (O remitente) posee una dirección. Pongamos iin ejemplo: la Universidad Panamericana tiene su domicilio postal en Augusto Rodin 498, en la colonia Insurgentes Mixcoac de la delegación Benito Juárez, Distrito Federal, México.
Cualquier información que se envíe allí tendrá que escribir correctamente estos datos para llegar a su destinatario. La influencia del correo electrónico sobre el comportamiento social y profesional es impresionante. Es un medio de comunicación versátil, con pocas reglas protocolarias que sustituye frecuentemente al teléfono o al fax.
Sus objetivos son, entre otros, enviar y recibir información, intercambiar archivos diferentes, textos, archivos ejecutables, programas de computación y búsqueda de información entre diferentes bancos de datos.
Además, puede acelerar el proceso científico: actualmente, los artículos se “publican” sobre la red, se comentan y frecuentemente se revisan y “re-publican” antes de aparecer en revistas tradicionales o impartirlos en conferencias.
Elimina también edad, sexo, idiosincracia, raza y apaienaas; a la gente se le juzga únicamente por el valor de sus ideas y todas reciben igual atención. Esto puede conducir a una mejor toma de decisiones. Para muchos, el correo electrónico puede ser mejor medio de comunicación que la propia voz, pues reduce la tendencia de las personas más abiertas a dominar las discusiones y, por lo tanto, permite que surja la diversidad de ideas.
En el terreno social, rompe la jerarquía de las organizaciones y crea una nueva clase de acceso: es más fácil enviar un correo electrónico a gente importante que nunca tomada una llamada telefónica o escribir a un trabajador perteneciente a un renglón muy inferior de la escala laboral. Los mensajes no son diferenciados. No hay distinción entre una carta del correo electrónico enviada por el jefe o por la secretaria, al contrario de una llamada telefónica, en donde se “discrimina” a una persona por su puesto. Esto facilita una buena comunicación en la organización o empresa.
Según estudios del Upsala College en Nueva Jersey, los usuarios del correo electrónico tienden a adquirir el hábito de la lectura, probablemente porque este medio se asocia con los artículos publicados.
11.7 MILLONES DE CARTAS ELECTRÓNICAS
Actualmente, existen diversas empresas independientes de software en México dedicadas a implantar diversas paqueterías que utilizan, como herramienta fundamental, el correo electrónico ya que la mayoría de las corporaciones cuentan con redes de área local. El propósito fundamental de dichas empresas de informática es buscar la sistematización de las organizaciones. Por ejemplo, eficientar el tiempo y consumo de recursos (papel, teléfono, etcétera) para dar seguimiento a diversos asuntos.
El correo electrónico puede comprimir y enviar diferentes archivos de textos (memoranda…); archivos de diseños ayudados por computadora (Cad/Cam/Cae … ); enviar imágenes comprimidas digitalmente (fotografía leída por un scanner y transmitida a través de una línea telefónica o cable…).
En muchas ocasiones, el correo electrónico optimiza tiempo y recursos. Tal es el caso del correo enviado al inicio de nuestras labores con la ventaja de recibir una respuesta pronta; algunos directivos consultan el correo electrónico como primera actividad del día. Para los ingenieros o responsables de diseños de proyectos, es el único medio de comunicación transatlántica redituable, que se realiza en cualquier momento sin necesidad de enviar fax o llamar telefónicamente persona a persona (por ejemplo, cuando se envían archivoscompletos para revisión).
Según la revista Fortune 2000, existen alrededor de 11.7 millones de trabajadores que lo usan y se espera un crecimiento aproximado del 124% más para 1995, de acuerdo a estudios elaborados por Electronic Mail Association.
El correo electrónico aumenta en un 30% la productividad. La razón más viable es que no es tan “metiche” como una llamada telefónica; por tal motivo, no está forzado para cumplir con ciertos “protocolos” como una llamada telefónica. Además, es económico. Un mensaje de dos páginas cuesta, aproximadamente, N$0.50, mientras que una carta común y corriente sale en N$1.50, y un fax, alrededor de N$5.00.
Su aplicación más común dentro de las organizaciones es como sustituto al memorándum. Así mismo, en el área de investigación y docencia, la Red Bitnet es la más amplia y difundida del correo electrónico, pues enlaza más de 3,500 computadoras de universidades en 21 países. Existe una red denominada red de redes, llamada Internet, que comunica no sólo a las iiniversidades del mundo, sino también a diferentes organizaciones educativas y de investigación con o sin fines de lucro.
El correo electrónico proporciona a las empresas una flexibilidad sin precedentes. Los directivos pueden conjuntar equipos de trabajo seleccionando la mejor gente para una tarea o proyecto determinado sin preocuparse por su ubicación. Elimina también la necesidad de desplazamientos largos y tensos, o la asignación de viáticos costosos.
“SALVAVIDAS” INMEDIATO
Esto impulsa a las compañías pequeñas. Un especialista, por ejemplo, puede trabajar a tiempo parcial con dos equipos de proyectos a cientos de kilómetros de distancia, lo que redunda en una economía de tiempo y gastos.
Ayuda también a descubrir habilidades en los trabajadores de una empresa puesto que sus talentos pueden tener un desarrollo más integral que cuando se les encierra en un
grupo de trabajo físicamente tradicional.
Sin duda el correo electrónico tiene sus limitaciones; no es adecuado para reuniones de trabajo o discusiones técnicas profundas donde hace falta juntas más estructuradas o cara a cara. Es un excelente medio para recopilar y enviar información, pero pésimo para buscar cercanía o contacto personalizado y privado.
El presidente del consejo de administración de Tandem, comenta con respecto a su utilidad: Cuando una persona se encuentra en Suiza, puede solicitar “ayuda” sobre un problema específico -a través del correo electrónico-, a 10 mil personas esparcidas en todo el mundo. Al día siguiente, podrá obtener 15 soluciones para “seleccionar”.
En otra corporación, para elaborar el proyecto de diseño para un circuito integrado –el chip Alfa-, gracias al correo electrónico, se reunieron ingenieros de Israel, Estados Unidos y Escocia. Estas personas se vieron en Massachusetts para la planeación y estrategia del proyecto. Posteriormente, lo elaboraron en sus lugares de origen, counicándose continuamente a través del correo electrónico para ilustrar el diseno completo, sin necesidad de enviar planos y memorias de cálculos a través de mensajería
física. Esto ahorró, considerablemente, el costo mismo del proyecto.
UN BUZÓN QUE SÍ FUNCIONA
En algunos campos de la ingeniería, el correo electrónico no es un medio primordial de comunicación. Por ejemplo, los ingenieros aeroecpaciales, por la naturaleza misma de sus funciones, son usuarios poco comunes de redes de comunicación de datos. Por el contrario, muchos campos de la ingeniería pueden prosperar sin utilizarlo.
En las áreas humanística y social se encuentran los más entusiastas del coreo electrónico. Muchas veces lo emplean para elaborar temas de impacto social para conferencias o artículos. Para ello, se inscriben o dan de alta a una lista o foro de “discusión” sobre el tema en particular.
En el correo electrónico han empezado a proliferar mensajes inservibles y de poca utilidad para los usuarios. Para combatir este problema se introducen “filtros”. Algunos acomodan el correo en folders temáticos definidos por el usuario de tal manera que el correo que no sea importante puede agruparse para una revisión posterior. Otros sistemas actúan como eliminadores de mensajes a partir de ciertos citerios como “claves de alta prioridad” u otros parámetros específicos para su manejo. Los filtros no son muy populares en algunas corporaciones debido a que no permiten la introducción de mensajes inesperados, que pueden resultar importantes; por ejemplo, un nuevo contacto o información fundamental para el producto que se promueve o lanza al mercado.
El fenómeno más importante sobre el sistema de correo electrónico es la probabilidad de que el “recipiente” (o buzón) reaccione negativa o inapropiadamente en el material de lectura que puede llegar a malinterpretarse. Algunos usuarios no saben u olvidan que dicho correo electrónico “privado” no lo es; existe un registro de mensajes sobre un servidor de archivos, que recoge dichos mensajes en una cinta magnética y son almacenados durante años.
El correo electrónico parece ser -por sus ventajosas características- un medio electrónico que dará, todavía por un tiempo largo, mucho de qué hablar.
