Producción vs. ventas

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La cantidad de hijos que tenga su empresa es variable. Es casi imposible tener hijos únicos. Basta contar con más de dos departamentos para que empiecen a competir. Y en esta competencia se trata de hacer feliz y quedar bien con una persona: usted.
En una pelea típica frente a papá, siempre encontramos medias verdades: ni toda la verdad ni toda la mentira. Al sesgar un poco la manera de decir las cosas, las acusaciones se convierten en justificaciones, lejanas a lo real, suficientemente grandes para acusar al otro por algo que, al analizarse, resulta ridículo: “No hice la tarea porque mi hermano me rompió la punta del lápiz…”.
Pelea fraterna
Situaciones como éstas las encontramos todos los días entre producción y ventas. Ambos tratan de justificar a toda costa que no son culpables; todos tienen la culpa menos ellos. Cuando analizamos a fondo estos pretextos, la mayoría no sólo no son válidos, sino reflejan una falta de comunicación e integración como equipo.
Algunos pretextos comunes:
– Producción no me surte lo que pido y así no puedo cumplir mis metas.
– Ventas siempre entrega atrasado su diagnóstico.
– No puedo obtener más pedidos hasta que no surta lo que debo.
– Lo que se me pide de producción es poco y no puedo hacer trabajar una máquina por esa cantidad.
– El mercado cambia muy rápido.
– Se me piden muchas cosas especiales.
Este escenario conocido se presenta casi a diario, con una tendencia al final de mes cuando ventas debe completar su cuota de facturación, y la presión sobre los pedidos atrasados aumenta sensiblemente. Estos pedidos se convierten en algo muy importante por lo cual no se puede vender. Cuando se realiza un estudio para valorizar el monto no facturable, por no haber producto, la sorpresa será que es bastante menor de lo que ventas pretende hacer notar. Medir el nivel de servicio es un método fácil para evitar estos problemas.

El hijo consentido

Otro aspecto que genera conflictos y competencia entre los hijos son las preferencias del padre. ¿No tiene un hijo consentido en el cual se siente reflejado? Se le llena la boca de todo lo que hace, le permite realizar cuanto quiere y, además, lo justifica.
Los abusos que pueden ejercer los hijos consentidos sobre los que no lo son, generan una frustración difícil de superar. Ellos saben perfectamente cuál es el consentido, no hace falta que nadie lo diga.
El que resulta perdedor, por bien que haga las cosas, nunca será aprobado. ¿Sólo reconoce los méritos del consentido y olvida a los demás?
Si su departamento consentido falla, siempre encontrará el pequeño argumento que lo exima de su culpa, haciendo parecer culpable al perdedor. Así como usted reconoce, en forma personal, cuál es su hijo consentido, ¿ya tiene claro cuál es su departamento favorito?
Normalmente escoge como hijo consentido al que más se le parece, en el cual puede volver a vivir su infancia y recordar su formación y desarrollo. Lo más normal es que su departamento consentido sea en el que usted se formó y creció hasta llegar a donde está.
También lo más probable es que recuerde cómo lo atacaban los demás departamentos, y ahora esté dispuesto a lavar el honor del departamento del cual es originario. Pero, ¡alto! ¿Haría lo mismo con su familia? ¿Propiciaría pleitos entre sus hijos o les enseñaría a vivir en armonía?
Su empresa es como su familia a la hora de la comida. Si por razones de salud cada hijo requiriera diferentes tipos de alimentos, ¿cómo prepararía la comida sin que ninguno se sintiera ofendido de ser el último en servir? ¿Qué hacer, para evitar peleas, cuando aún no llega la comida?
Obviamente la cocina de su casa se convertiría en la más moderna línea de producción para atender al mercado más difícil de satisfacer: sus hijos.

Como en la cocina

Encontrará que su cocina tiene gran similitud con una línea de producción. Pero lo interesante es la flexibilidad de su cocina para preparar cualquier tipo de alimento. ¿O acaso hay un sartén para la carne, uno para el pollo y otro para el pescado?
Un sistema flexible de producción –como su cocina– es una línea que le permite cambiar lo que estaba produciendo en cuestión de segundos. Sí, tan fácilmente como cambiar la olla de los frijoles por el sartén de carne.
La complicación comienza cuando usted quiere cocinar seis platillos distintos al mismo tiempo. ¿¡Cómo se ataca un problema de este tipo!? ¿Qué hacer para cumplir con la comida de la familia? Aquí no puede haber pedidos atrasados; usted no dice: “Vuelve en dos horas” o recita su lista de pretextos. Sus hijos tienen que comer.
Para solucionar este problema tiene dos opciones: contratar a seis cocineras o volver más flexible su cocina invirtiendo en hornillas y sartenes. ¿Pero en dónde cabrán todos estos sartenes y la nueva estufa, si apenas hay lugar?, ¿y para lavarlos? Olvídese de estos problemas, mejor busque un sistema flexible de producción.
En su cocina, puede cambiar de un platillo a otro rápidamente si utiliza ollas anti-adherentes: con una simple enjuagada están listas para otro platillo sin guardar olores o sabores. Estas maravillas ya existen para su industria, el problema aparente es el costo.
Otro factor importante es la documentación. Por bien que conozca la receta de un buen pastel, la única manera de mejorarla es documentando y midiendo cuidadosamente cada paso. Una de las ventajas es que, aunque no esté presente, las cosas siempre se harán bien. Este procedimiento garantizará un producto uniforme sin importar quién lo haya hecho. Para una cocinera no interesa qué tan viejo es su horno sino lo bien que lo conozca.
Lo fundamental es cómo transformar su industria a un sistema flexible con un costo bajo. Para poder instalarlo se necesita el compromiso verdadero de la dirección; nos referimos a que debe existir un auténtico involucramiento de su parte. A veces encontramos directores que se sienten comprometidos porque contrataron a un asesor caro o porque a todo dicen que sí.
El verdadero compromiso se da cuando la dirección forma parte activa del proyecto y personalmente revisa el avance. En el momento que delega esta responsabilidad, la probabilidad de éxito baja radicalmente.

Por dónde comenzar

Iniciar un sistema flexible es relativamente sencillo, siempre y cuando tenga claro qué intenta hacer. No pierda de vista sus principales factores de éxito y las tecnologías que maneja su empresa.
Dependiendo de la complejidad de su industria, empiece por zonas piloto hasta adquirir experiencia. Procure implantar controles visuales.
Existen factores que le ayudarán a tener éxito: la correcta documentación de ingeniería (sobre todo en los cambios realizados;levantar minutas de las juntas realizadas; nombrar responsables de pequeños proyectos y delimitar fechas de avance. (Un buen sistema para documentar es apegarse a alguna norma como la ISO 9000).
No se adhiera a una filosofía de producción; busque lo mejor de cada una y aplíquelo poco a poco, elaborando su propia filosofía.
Al implantar un sistema flexible de producción tomará algunas decisiones. ¿Qué movimiento realizar con el precio?, ¿cómo controlar a ventas y no asustarse por una caída en este departamento?
En cuanto al precio del producto existen, por lógico que parezca, tres posibles reacciones: subirlo, mantenerlo o bajarlo.
Subirlo, debido a que cuando se empieza a cumplir (para ciertos mercados), es posible cobrar un sobre-precio cuando uno surte adecuadamente líneas completas. Además, suponemos que la calidad del producto tiene que elevarse.
Dejarlo igual, puede ser una alternativa, cuando ya teníamos un precio alto respecto al servicio que dábamos y por consecuencia perdíamos mercado.
Bajarlo, cuando es más importante como factor competitivo el precio que el servicio prestado. Normalmente en este caso, la utilidad se hace por volumen de ventas. Cuando se trabaja en un mercado de volumen, no es tan importante el tener un sistema flexible de producción. De hecho puede ser que le perjudique, ya que el costo de operar máquinas especializadas puede ser más rentable que trabajar con máquinas versátiles.
Otras razones por las que usted podrá bajar precios son: menor costo financiero por manejo de inventarios; mayor productividad del personal; reducción de inspectores de calidad; al incrementar el volumen de producción, sus costos fijos se dividen entre más productos.
También deberá encontrar un método para controlar mejor al departamento de ventas; asegurarse que están vendiendo y ayudarles a reconocer que sus antiguos pretextos desaparecieron. No obstante, encontrarán nuevos: “El mercado está muerto”, “ya no quieren saber nada de nosotros”…
Lo que sí es cierto es que cuando su nivel de servicio empieza a subir, la primera reacción del mercado es que las ventas caen. Y si usted empieza a fallar (y es relativamente indispensable su producto) sus ventas se incrementarán. Esto se debe a que los movimientos de inventarios de sus clientes están en proporción inversa a su nivel de servicio.
¿Por qué sube la calidad de los productos con un sistema flexible de producción? Al fabricar pequeños lotes de producción se analizan poco a poco los problemas, y los resultados de los cambios se dan a corto plazo, esto favorece el realizar pruebas y buscar la mejora continua. También existe menor temor a desperdiciar producción debido a que el lote es pequeño.
Recuerde: es más importante que todos los departamentos trabajen con un objetivo común y en equipo, que cualquier solución tecnológica.

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