La misión del político de empresa consiste en conseguir realidades cada vez más justas y eficaces del trabajo de un grupo de personas dedicadas a uno varios negocios específicos (que cada cual reciba lo que le corresponde de acuerdo a su aportación y cumpla su parte lo mejor posible).
En el político de empresa recae la responsabilidad total de la organización. Todo lo que ocurre y puede ocurrir en la empresa compete, directa o indirectamente, a la persona vértice ¾ en la que se concentra la responsabilidad global¾ . Aunque su trabajo se valora comúnmente por los resultados, en el fondo le corresponde gestar, consolidar y actualizar las bases de eficacia que los producen.
El valor de su trabajo debe verse en dos horizontes de la realidad: la actual, dominio de la circunstancia presente, y la posible, inscrita en las raíces de futuro de la actual. Su función es provocar o encauzar la realidad circundante para que la empresa exista con orden a la eficacia y la justicia.
Actuar directamente en la realidad y conseguir indirectamente que otros lo hagan, pone en marcha y armoniza series de acciones llamadas procesos, que proyectan y realizan la empresa. Aquellos que no realizan el negocio sino modelan las acciones y les dan sentido, son los procesos políticos o de gobierno. El éxito o fracaso del político de empresa depende en alto grado del acierto o desacierto en el diseño de los procedimientos y de su buena o mala gestión.
LA ACCIÓN EN LA EMPRESA
La empresa es tal por lo que en ella se hace; su esencia y unidad de análisis para el estudio, diagnóstico y elección de futuro es la acción. No se trata de un conjunto de acciones singulares agregadas, sino un continuo de acciones vinculadas causalmente; un agregado de procesos que se ordenan con una lógica preestablecida que los armoniza.
Para facilitar su observación, diseño, desarrollo, medición y control, los procesos se subdividen en etapas u operaciones. Idealmente, cada acción debe vincularse a la operación global de la empresa como un subsistema, su contenido debe ser eficaz por sí mismo y ordenarse a la dinámica general.
Dirigir la empresa consiste en modelar las operaciones singular y conjuntamente para que produzcan los efectos deseados siguiendo un modelo global en el que todo proceso adquiera un sentido unitario, de modo que se construya un Sistema de Operaciones (SO).
El SO es la arquitectura de las acciones; la estructura lógica que ordena las secuencias causales para que produzcan los efectos deseados. Su eficacia requiere elegir y armonizar todas las operaciones y determinar las relaciones funcionales entre ellas. Asimismo, modelar cada operación en sí misma, atendiendo a su naturaleza técnica o contenido de transformación y a sus relaciones con el sistema.
Por la naturaleza de la acción en la empresa, los criterios no obedecen exclusivamente a la dimensión económica del negocio, aunque sea la dominante, sino a la naturaleza humana de los operadores. Al ser la empresa el producto del trabajo de personas, la naturaleza humana impone unos criterios que deben considerarse para modelar el SO.
El negocio (lo que hay que hacer para disponer de un producto o servicio, venderlo y conseguir beneficios), es el punto de partida para configurar la acción de la empresa o el SO. Su diseño responde a la posibilidad de obtener márgenes para acumularlos, de modo que el monto total generado justifique la utilización del capital. Su construcción lógica es netamente económica, pero el negocio es trabajo, y hay que traducirlo en términos de encargos específicos: precisar el ámbito de actuación que corresponde a cada uno y su relación con los demás. De este modo se agregan al SO los criterios que llamamos de estructura directiva.
Sin embargo, no basta asegurar que las personas conozcan qué se espera de ellas, hay que incidir en su voluntad y compromiso profesional. El SO, al mismo tiempo individual y comunitario, adquiere sentido con criterios sanos de convivencia humana para quienes le darán vida.
PROCEDIMIENTOS POLÍTICOS O DE GOBIERNO
El político de empresa actúa sobre las causas que producen la acción. Los procedimientos que aplica son de naturaleza política cuando operan sobre la acción humana para configurarla y conducirla en todos los aspectos relacionados con la responsabilidad y autoridad (estructura directiva): con el poder, el dinero, los derechos y obligaciones de sus miembros (estructura institucional;con las operaciones básicas para crear y retener valor económico (negocio;y con la iniciativa, los compromisos profesionales, personales y la colaboración en la organización (convivencia profesional).
Los procedimientos deben cumplir al menos dos criterios para que sean operativos: incidir en el terreno de la acción y tener sentido unitario.
El político de empresa debe trabajar siempre con una doble perspectiva: la analítica, para ver con detalle los componentes endógenos y exógenos de la realidad, y la sintética, que ve la realidad como unidad operante.
Los procedimientos políticos se diseñan y aplican para configurar la empresa y hacerla avanzar hacia una realidad mejor. Son instrumentos que utiliza la alta dirección para gobernar, no mandar autoritariamente ni programar descarnadamente unas tareas, sino para construir la organización e imprimirle sentido, para entusiasmar e incorporar a cada persona que pueda aportar con eficacia y servirse de ella con justicia.
Un procedimiento político ordena todos los pasos previsibles que transformarán la situación actual de una o varias operaciones, en la situación futura elegida. Si está bien trazado, considerará el punto de partida y los objetivos de inicio, más los posibles eventos que se anticipan. Conviene recordar que la oportunidad manda sobre el procedimiento; muchas veces la situación del momento o la disposición circunstancial de las capacidades de una persona o grupo cualidades, autoridad, influencia y poder permiten imaginar y poner en marcha un procedimiento.
Para que el futuro elegido se convierta en acción eficaz en la empresa es necesario configurarla mediante uno o varios procedimientos, adecuados a las condiciones reales de partida, a los recursos aplicables y a las capacidades que se ponen en juego.
Los procedimientos de gobierno se distinguen de cualquier otro por el sentido o finalidad con que se adoptan y su modo de aplicación. Se adoptan para incidir en las causas por las cuales las operaciones se realizan de una manera y no de otra, y pueden ser aplicados directa o indirectamente a su ejecución. Los procedimientos auxiliares se diseñan según los criterios técnicos que harán eficaz la acción y se aplican directamente a las operaciones.
Elaborar un simple presupuesto anual puede ser procedimiento de gobierno si busca promover nuevas iniciativas de futuro, provocar el compromiso de los miembros de la empresa, vigilar y orientar su avance en el tiempo y valorar la aportación de cada uno. Pero será procedimiento auxiliar si formularlo sólo implica que el equipo (staff) de planeación aplique reglas metodológicas, acumule y ordene información para traspolar el futuro desde el presente. Un plan creado así auxilia en el diagnóstico y elección de lo que se hará, pero no configura la acción ni la hace avanzar. Esto sólo ocurrirá cuando el directivo adopte un procedimiento de gobierno para darle vida.
De cualquier modo, debe quedar claro que para gobernar, más que procedimientos sofisticados o numerosos, importan las buenas ideas del futuro, enjuiciarlas correctamente, expresarlas en términos de filosofía, objetivos, políticas y programas, y vigilar su avance.
CRITERIOS PARA EVALUAR UN PROCEDIMIENTO POLÍTICO
Al elegir un procedimiento de alta dirección no debe faltar un conjunto de criterios para evaluar la conveniencia de aplicarlo o mantenerlo. Éstos han probado ser útiles en la práctica:
1.- Eficacia respecto de sus objetivos. Un procedimiento es eficaz si lleva a cumplir los fines para los que se eligió. No significa que baste asegurar la solidez metodológica y su consistencia con la finalidad, sino que de verdad gobierne el despliegue de la acción en dirección a los objetivos. Con frecuencia, se adoptan procedimientos que han dado buenos resultados en otros casos, propios o ajenos, sin atender a la situación específica. En la práctica, lo que es útil en un caso puede no serlo en otro, aunque la receta sea de factura famosa.
2.- Eficacia respecto a los recursos que demanda y efectos que produce. Un procedimiento es eficaz si se realiza con el menor costo posible y los mayores beneficios directos o colaterales.
Toda empresa es un proceso de negocio y responde a una lógica comercial de ganancia. Aun el interés por conservar la calidad humana en el trabajo, el reparto justo de los beneficios o cualquier intención de salvaguardar a la persona por encima de la fría racionalidad económica, se encuadra en este marco.
Nadie puede ir contra lo natural en la empresa sin desvirtuarla y destruirla. Si se aplica un procedimiento, debe alcanzar situaciones de negocio cada vez más justas y eficaces, en el plazo que la prudencia indique y bajo las normas y principios morales que imperen. Actuar en contrario es insensato y peligroso.
3.- Adecuación a las capacidades de quienes lo realizan. Un procedimiento es adecuado cuando se adapta a las capacidades, actuales o futuras, de la estructura directiva. La empresa es capaz de lo que son capaces sus miembros como grupo de trabajo. Aun la estrategia, en la que con frecuencia se ponen esperanzas desmedidas, está determinada por la capacidad de las personas que la formulan.
Los procedimientos siempre deberán servir a quienes los utilizan. Cuando sus demandas operativas exceden las capacidades del personal, complicarán la acción en vez de potenciarla. Si aplicar dichos procedimientos lo amerita, es posible agregar a la estructura las capacidades que exigen, pero habrá que justificar este incremento en gasto de capacitación, cambio del reparto de encargos o contratación de personas.
4.- Adaptación a las circunstancias en las que se pone en marcha. Un procedimiento es bueno cuando se adopta, si considera las circunstancias de aplicación y puede ser modificado para asumir con oportunidad lo imprevisto.
El cambio es una constante en la actividad de las empresas: aparecen nuevas exigencias para mantenerse competitivas que llevan a desarrollar o adquirir mejores tecnologías de diseño, producción e información; a buscar nuevas capacidades técnicas y directivas; a profesionalizar a los socios; a buscar nuevos esquemas de cooperación, etcétera. Lo que se modifica de fondo son los procesos de negocio de la empresa, los auxiliares y los de gobierno.
Para no perder la unidad y dirección de la empresa, los cambios en los procesos deben responder a modificaciones en los procedimientos que los configuran. De no ser así, cada proceso avanzará de manera reactiva a las circunstancias, en un movimiento anárquico y sin rumbo.
Un procedimiento adaptable considera, desde su diseño, las condiciones actuales y futuras de operación. En resumen, deberá mantener, en el cuerpo de sus instrucciones, la siguiente pregunta: ¿de lo que ha cambiado dentro y fuera de la empresa, qué exige su modificación para cumplir los objetivos que la gobiernan?
¿CÓMO ASEGURAR LA BUENA MARCHA DE UN PROCEDIMIENTO POLÍTICO?
La realización de un procedimiento depende de múltiples factores que deben disponerse o anticiparse de modo que lo fortuito no bloquee su buena marcha. A continuación se describen los elementos básicos para reducir las probabilidades de fracaso.
1.- Compromiso por parte del empresario o directivo. La causa más frecuente de fracaso al elegir y poner en marcha un procedimiento es la falta de compromiso del directivo. Sin éste, su cumplimiento quedará bajo las responsabilidades fraccionadas de la estructura directiva. De modo natural, el interés y capacidad de gestión serán parciales y determinados por sus competencias internas y se perderá el sentido unitario en las fronteras que marcan los diversos encargos de la estructura.
Si el directivo se apoya en un asesor, deberá estar plenamente convencido de que le llevará a los resultados esperados y exigir al asesor un claro compromiso profesional con el producto de su trabajo, tal como se espera de cualquier otro colaborador.
El compromiso de ambos debe ser evidente para el resto de la organización, con los más eficaces medios de comunicación disponibles. Pero el impulso más importante lo darán con unidad de criterios y vigilando permanentemente su realización.
2.- Contenido concreto de la acción o proceso. Se pueden diseñar procedimientos sin contenido concreto. Secuencias de acciones que no llevan sino a perder tiempo. Es fácil descubrirlos cuando se les somete a la prueba de finalidad; basta preguntarse para qué se aplican y buscar con insistencia la respuesta.
3.- Participación de las personas adecuadas. Saber elegirlas y determinar qué corresponde a cada cual en el tiempo, es una de las capacidades prácticas más importantes del directivo.
Con frecuencia, el fracaso de un procedimiento se debe a la incapacidad de quienes intentan cumplirlo, sea por falta de habilidades, autoridad, compromiso profesional o iniciativa, los colaboradores suelen tener mucha culpa cuando se bloquea un procedimiento.
4.- Programación específica de tiempos para cubrir partes del procedimiento. Todo procedimiento avanza en el tiempo, dimensión básica para ordenar y programar las acciones. Al diseñar un procedimiento se construye un árbol de causalidad y se prepara una secuencia de acciones precedentes que alimentan a las subsecuentes, como cadenas de causa-efecto.
Para que los involucrados en un procedimiento colaboren con armonía, deben saber, de manera precisa, el momento de actuar. La programación se hace referida al calendario, al horario o a los requisitos de precedencia entre cada actividad como ocurre en el Kan-Ban, Just in Time, líneas de ensamble, etcétera.
5.- Disponer de una administración propia para aplicar el procedimiento. Realizar un procedimiento debe ser encargo de uno o varios miembros de la estructura, con la posición jerárquica y autoridad adecuada para garantizar su marcha, y las capacidades y el compromiso profesional que el procedimiento amerite.
Si el o los responsables elegidos tienen otras cargas, será conveniente equilibrarlas para garantizar toda la disponibilidad en tiempo y atención que el procedimiento requiera.
EL PROCESO POLÍTICO
La empresa no es un artificio unipersonal ni una máquina que opera con un programa, la hacen las personas que trabajan en ella, por lo que el SO siempre es político, se diseña para ordenar la acción y las personas le dan vida.
El rejuego del encaje de las personas y el SO de naturaleza política, es denominado proceso político. Las personas hacen y personifican el sistema, y éste rige su actuación. El político de empresa sostiene en sus manos este rejuego; le corresponde gobernar el proceso político y aplicar los procedimientos para hacer de la empresa una realidad siempre mejor.
El horizonte conceptual del político de empresa abarca tres dimensiones: social, económica y política. Vértice de la responsabilidad y la iniciativa, edifica la empresa a partir de la organización social del mundo. Le procura bienes y servicios endógenos y exógenos, mediante análisis y síntesis, de todas las organizaciones sociales concretas que cree necesario observar. Armoniza los intereses económicos de la propia empresa y los de organizaciones relacionadas con ella; toma como referencia el valor económico añadido que consigue cada una. Finalmente, es su responsabilidad integrar, mantener y mejorar el grupo de personas que hacen y harán la empresa. En sus manos está darle tiempo de vida, no ilimitado sino posible, denominado «autocontinuidad». Con ello cumple una de las tres finalidades de la empresa como institución, pues la «autocontinuidad», presente en un numeroso tejido empresarial de cualquier país, contribuye en grado importante a la estabilidad de la política pública.
El que gobierna la empresa modela ¾ no inventa¾ la realidad e incide en el orden de las cosas que ocurren. Toma un poco del torrente de la vida en sus manos y abre nuevos cauces. Suscita nuevas realidades cuyas vertientes mejoran la vida de empleados, socios, clientes, proveedores y, en general, de la sociedad a la que directa e indirectamente sirve haciendo bien y mejor su trabajo.
DIMENSIÓN POLÍTICA DE LA EMPRESA
Es necesario evitar la confusión que en la práctica se produce entre fin y medio. En la empresa de negocios todo fin es un medio y todo medio es un fin y sólo las personas son el fin de todo. La distinción entre fin y medio se establece por la función que aquello cumple. Adquirir un nuevo equipo, para incrementar la capacidad de un proceso al reducir variaciones en una línea, será un fin mientras no esté instalado y operando, pero se adquiere como medio para lograr mejoras. Extendiendo este argumento a todo lo que ocurre en la empresa, recodemos que toda operación tiene fines u objetivos y medios o políticas que explican su razón de ser y la armonizan con el resto del SO, pero, al mismo tiempo, cada operación es medio que sirve al proceso global de la empresa.
Lograr el acuerdo sobre el SO de la empresa es siempre difícil. Se pueden establecer procedimientos en los extremos: con estrechez o generalidad y formular con amplitud o precisión. De cualquier modo, para que sean eficaces siempre tendrán que atender a los fines personales de todos sus miembros. El primer acuerdo, el más simple y universal es el interés por la retribución, sea en forma de sueldos, prestaciones, dividendos, etcétera. Sin embargo, los fines de la empresa se construyen en una trama mucho más rica y extensa de intereses individuales que se tejen y toman vida en la convivencia profesional cotidiana. De aquí la exigencia de engendrar sentido unitario; provocar y mantener el sentido de lo que hace la empresa; dar vida al proyecto que entusiasma y orienta a cada persona en cada acción; dar forma consistente a un mosaico de interpretaciones de aquel proyecto global, en cada acción particular.
CONCLUSIÓN
Es propio de la persona humana servirse de las cosas para ser y vivir mejor. Para ello requiere entender qué son las cosas y qué puede hacer con ellas: alimentarse, vestirse, comunicarse, curarse, divertirse, transformar, construir, destruir, etcétera.
Análogamente, es propio del político de empresa servirse de procedimientos de gobierno para hacer su trabajo; sin ellos es imposible gobernar los procesos espontáneos y lo hará mejor cuanto mejor entienda su naturaleza, alcances y limitaciones; cuanto mejor domine su diseño y aplicación.
Los procedimientos de gobierno son el instrumento, la palanca para transformar un manojo de posibilidades en una trama de realidad. Son el puente operativo, la lógica de acción que el directivo tiende entre su trazo vital, el de su propia perspectiva, y la base de realidad que le circunda para construir un proyecto con otros, en el que se incluye a sí mismo.
Mediante los procedimientos de gobierno el político de empresa diagnostica el presente, elige y realiza el futuro, analítica y globalmente, y provoca el avance sistemático hacia nuevos horizontes de realidad, relativamente mejores para la empresa y para sus miembros.
